ひとり法人の電子帳簿保存法は「PDFを消さない」から始める — 義務は電子取引データの保存だけ

※本記事にはプロモーション（PR）を含みます。

法人を作ったあと、どこかで「電子帳簿保存法に対応しないといけないらしい」と聞いて身構えた記憶があります。会計ソフトの広告もそれを煽ってくる。ただ実際に国税庁の資料を読むと、ひとり法人に義務として降ってくるのは1つだけでした。この記事はその1つを、最小の手数で満たす整理です。

3つある制度のうち、義務は1つ

国税庁のリーフレットは、電子帳簿等保存制度を3つに分けています。

つまり、紙で届いた請求書は紙のまま保管していて構いません。スキャンしてデータ化するのは「したい人がする」制度です。義務なのは③だけ。メールに添付されて届いた請求書PDF、通販サイトからダウンロードした領収書、クレジットカードの利用明細データ。こういう「最初からデータで受け取ったもの」を、データのまま消さずに残すのが義務の中身です。

一問一答には、事業用クレジットカードの利用明細データそのものも電子取引の取引情報に当たり、その中の個々の取引で領収書データを受け取っていれば、それも別に保存が要る、と書かれています。ひとり法人だと、この「カード明細＋個別の領収書PDF」がいちばん本数が多い。

保存の要件は「真実性」と「可視性」の2つ

義務の③を満たす要件は2系統です。

真実性の確保（改ざん防止）は、次のどれか1つでよい。タイムスタンプを付ける、訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除できない）システムで受け取りと保存をする、それか「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作って守る。国税庁のリーフレットは「システム導入が難しくても大丈夫」として、事務処理規程のサンプルを国税庁サイトに置いています。ひとり法人なら、このサンプルを自社名に書き換えて保管するのが最短です。

可視性の確保は、①モニター・操作説明書などを備え付けること、②日付・金額・取引先で検索できることの2つ。①は仕事用のPCがあれば満たしています。問題は②です。

検索要件は、売上5,000万円以下なら外れる

ここが小規模事業者向けの緩和です。令和5年度改正で、次のどちらかに当てはまる人は、税務調査のときにデータの「ダウンロードの求め」に応じられるようにしていれば、検索機能の要件がまるごと不要になりました（令和6年1月1日以後の電子取引から）。

• 基準期間（2課税年度前）の売上高が5,000万円以下（改正前は1,000万円以下）
• 電子取引データをプリントアウトした書面を、日付および取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしている

ひとり法人の大半は前者で外れます。なお、検索要件が必要な場合でも、一問一答は「表計算ソフトで日付・金額・取引先の一覧表を作れば要件を満たすと考えられる」としています。専用システムは必須ではありません。

準備が間に合わなくても「猶予措置」がある

令和5年12月31日で終わった旧「宥恕措置」に代わって、令和6年1月から新しい猶予措置が置かれています。次の2つをどちらも満たすと、改ざん防止や検索といった要件に沿った対応は不要になり、電子取引データを単に保存しておくだけでよいとされます。

• 要件に従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合（事前の申請は不要）
• 税務調査のときに、データの「ダウンロードの求め」と、プリントアウトした書面の提示・提出の求めの両方に応じられるようにしている

リーフレットは「人手不足」「システム整備が間に合わない」「資金不足」など幅広い理由で認められる、と書いています。旧措置との違いは、書面だけでなくデータのダウンロードにも応じる必要がある点。結局「データを消さない」がすべての前提です。

「消さない」ができていないと何が起きるか

一問一答には、要件を満たさず保存していたり、データの代わりに紙に出力して保存していた場合、青色申告の承認の取消の対象となり得る、と書かれています。ただし同じ箇所で、要件違反があったからといって直ちに必ず取り消されるものではなく、違反の程度などを総合勘案して判断する、とも書かれています。

怖がりすぎる必要はありませんが、「PDFをプリントして紙だけ残し、データは削除」という運用だけは、令和3年度改正で認められなくなった形そのものなので避けてください。

うちの最小対応

実際にやっている構成です。金額や取引先は書きませんが、手順はそのまま使えます。

1. 届いたPDFは会計ソフトの証憑管理に放り込む。 独自ドメインメールの記事で書いたとおり、会社宛のメールは1つの受信箱に集約しているので、添付をそこから保存するだけ。カード明細のCSVも同じ場所
2. 事務処理規程は国税庁のサンプルを社名に直して保管。 真実性の要件はこれで満たす。専用のタイムスタンプは買っていない
3. 検索要件は売上高で外れているが、会計ソフト側で日付・金額・取引先が付くので、結果的に満たしている
4. 紙で届いたものは紙のまま年度別の封筒。スキャナ保存はしていない

第1期決算で詰まった記事の「証憑がどこにあるか分からない」問題は、この1本化で消えました。電子帳簿保存法への対応というより、決算のときに自分が困らないための置き場づくり、と考えたほうが続きます。

まとめ

• 3制度のうち義務は「電子取引データの保存」だけ。紙の請求書はスキャナ保存しなくてよい
• 要件は真実性（事務処理規程で足りる）と可視性（PCの備付け＋検索）
• 基準期間の売上高5,000万円以下なら、ダウンロードに応じられる状態にしておけば検索要件は不要
• 間に合わなくても猶予措置がある。ただしデータのダウンロードと書面提示の両方に応じる前提
• 「プリントしてデータは消す」だけは避ける

次に確認すること

1. 国税庁の特設サイトで「事務処理規程」のサンプルを取ってきて社名を入れる
2. 2課税年度前の売上高が5,000万円以下かどうか（設立1〜2期目は基準期間がないので、扱いは税務署か税理士に確認）
3. 会計ソフトに証憑を添付する運用なら、そのソフトが「訂正・削除の履歴」を残す仕様かどうかも見ておく。残るなら真実性の要件をソフト側でも満たせる